中央工学校、TOKIUM導入で経理業務を年間600時間削減

　学校法人中央工学校は、TOKIUMの請求書受領クラウド「TOKIUMインボイス」と経費精算システム「TOKIUM経費精算」を導入した。TOKIUMが9月14日に発表した。年間約4000件に及ぶ請求書処理と経費精算を紙中心の運用から刷新し、財務課における関連業務を年間約600時間削減した。

　中央工学校は1909年創立の学校法人で、東京都北区の中央工学校を中心に、建築、測量、機械、インテリアなどの専門技術者を育成する専修学校を運営する。中央動物専門学校、中央工学校OSAKA、中央工学校附属日本語学校を含む4校を展開している。

　従来は、請求書処理と経費精算を合わせて年間約4000件の証憑を扱い、その大半を紙中心のプロセスで処理していた。請求書処理では、財務課が同じ内容をExcel、ネットバンキング、会計システムへ3回入力しており、転記ミスの確認や修正が負担となっていた。経費精算でも、少額の精算であっても領収書の添付や上長の押印を経て、財務課で現金を受け取る必要があった。小口現金の出金対応や残高管理、紛失リスクも課題だった。

　導入の契機は電子帳簿保存法への対応だった。選定では、請求書の受領代行により教育現場での紙の請求書管理を軽減できる点、請求書処理と経費精算を一元管理できる点、学校法人会計基準に対応する会計システムと連携できる点などを評価した。導入に際しては、TOKIUMが会計システムとの連携や運用設計の段階から支援し、各部署の業務特性に応じた個別説明会も実施した。

　導入後、請求書処理にかかる作業時間は月約40時間から月約8時間となり、年間約380時間を削減した。経費精算も年間約250時間から約30時間へ短縮し、約220時間を効率化した。合計で、財務課だけでも年間約600時間の業務時間削減につながったとしている。現金による受け渡しを減らして振込中心の運用に切り替えたことで、小口現金の出金対応と管理リスクも軽減された。

　今後は、蓄積したデータを分析に活用し、経営に提言できる財務部門を目指す。教職員が教育活動により集中できる環境づくりに向け、AIや新機能の活用も進める考えだ。

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