ティーガイア、問い合わせ管理に「WEBCAS」採用 誤送信リスク解消と業務効率化
2025年11月25日18:11｜ニュース｜CaseHUB.News編集部
ティーガイアは、広報や店舗運営に関する問い合わせ対応業務の効率化を目的に、WOW WORLDのメール共有システム「WEBCAS mailcenter」を採用した。11月25日、WOW WORLDが発表した。従来の手作業による管理体制を刷新し、誤送信リスクの低減やフォーム運用の柔軟性向上につなげている。
ティーガイアは、国内最大級の携帯電話販売代理店。コンシューマ事業や法人向けソリューション事業を全国で展開している。今回システムを導入したのは、サステナビリティ推進部が管轄する広報業務などの領域。同社には、取材依頼や採用への応募、運営店舗に関する質問など、多岐にわたる問い合わせが寄せられていた。
従来、同社ではWebサイトのフォームから届く問い合わせをメールソフトで受信し、内容や対応履歴をExcelに手入力し管理していた。しかし、この方法では転記に手間がかかる上、返信時に宛先をコピー＆ペーストするため誤送信のリスクが常につきまとっていた。また、受付フォームがWebサーバー内に直接構築されていたため、文言の修正やセキュリティ対策のたびに調整が必要で、柔軟な運用ができないことも課題となっていた。
そこで、問い合わせの受付から管理、返信までを一元化できるシステムの導入を検討し、WEBCASの採用を決めた。選定にあたり、シリーズ製品であるフォーム作成システムと連携することで、デザインや設問を詳細にカスタマイズできる点を評価した。また、求める機能に対してコストが見合っていた点も決め手になった。
導入により、問い合わせデータはシステム内に自動で蓄積されるようになり、Excelへの転記作業が不要になった。返信作業もシステム上から直接行えるため、宛先間違いなどのリスクも解消された。運用面では、上長が返信内容を確認してから送信する「承認機能」を活用し、ガバナンスを強化。また、フォームの編集が容易になったことで、連休前の案内追加などが迅速に行えるようになったほか、設問内容に応じて通知先を振り分ける機能を活用し、営業メールなどの不要な通知による業務負荷も軽減した。
セキュリティ面では、全社の基準引き上げに伴い、なりすましメール対策としてDKIM（DomainKeys Identified Mail）を設定し、信頼性を高めた。操作画面が一般的なメールソフトに近い構成であるため、担当者が交代する際もスムーズに業務を引き継げている。
ティーガイア サステナビリティ推進部サステナビリティ戦略・広報チームの担当者は、「Excelでの管理から移行して非常に快適だ。フォームの設定や編集が容易なため、運用方法の変更にもすぐに対応できている」と話している。今後は他部門への展開も視野に入れ、さらなる活用を進める方針だ。