愛知工業大学後援会、WEBCASで保護者向け情報発信を効率化　DBの自由設計で運用幅拡大

　愛知工業大学後援会は、学生の保護者への情報発信を強化する目的で、WOW WORLDが提供するメール配信システム「WEBCAS e-mail」を採用した。7月16日、WOW WORLDが発表した。会員情報管理とメール配信の機能をシンプルに備えた仕組みを構築し、システム運用の効率化と迅速な情報提供を推進する。

　同後援会は、学生の教育環境向上や学生生活支援、保護者と大学の連携強化を目的に活動する組織だ。従来は別のサービスを利用して保護者への情報発信を行っていたが、サービスの終了に伴い、新たなシステムの選定を進めることになった。選定では保護者へのメール配信というシンプルな要件に合致するシステムを模索。必要な機能のみが揃い、試用環境での操作性も優れていたことからWEBCAS e-mailの採用を決めた。会員情報を管理するデータベースや登録フォームを作成する「WEBCAS DB creator」もあわせて導入した。

　新システムでは、学生や保護者の氏名、学籍番号、所属学科などの項目を設定したデータベースを構築。新規登録だけでなく、転籍や卒業に伴う情報の変更、退会の手続きも専用フォームを介して行えるようにした。現在は約2300人の保護者が登録しており、大学のイベントや個別懇談会などの案内メールの配信に活用している。

　WEBCAS e-mailの導入により、これまで外部のサービス提供会社に依頼していたデータベースの項目追加や変更を、自分たちの手で迅速に行えるようになった。また、一斉配信時にエラーとなった原因を詳しく確認できる機能により、宛先不達への対応や日々の運用管理の手間が軽減された。

　さらに同後援会は、複数のデータベースを個別に作成できる機能を活用し、すべての会員情報を管理するデータベースとは別に、懇談会の参加申込者のみを管理するデータベースを構築した。これにより、従来ははがきで郵送していた個別懇談のタイムスケジュール案内をメール配信に切り替え、確定後すぐに情報を届ける体制を整えた。案内をHTMLメールで配信することで開封状況の確認も可能になり、未開封の保護者に対するフォロー活動など、より確実な情報伝達に役立っている。

　今後は、現在別サービスで運用している懇談会の申し込みフォームについても、WEBCASのフォーム作成機能へ統合する方向で検討を進めている。会員管理からフォーム作成、メール配信までを一元管理することで、さらなる業務効率の向上を目指す。

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