WillPlace、請求管理クラウドで月末月初の作業時間を半減 入金消込も自動化

　WillPlaceは、ラクスのクラウド型電子請求書発行システム「楽楽明細」を導入した。9月28日、ラクスが発表した。月間約100件発生する請求書発行や入金消込業務を効率化し、従来は丸1日を要していた作業時間をほぼ半日に短縮した。月末月初の業務集中や属人化を解消し、バックオフィス業務の標準化を進める。

　WillPlaceは、不動産会社と提携したライフライン手続きの代行サービスや、法人向けSMS配信システムの開発・提供を手がける企業。同社では給与明細や売上登録のデジタル化などバックオフィス全体のDXを推進しており、その一環として請求書発行と入金消込の業務フロー見直しに着手した。

　従来、同社では販売管理システムから抽出した帳票データを、当時利用していたシステムの仕様に合わせて手作業で加工し、請求書を発行していた。顧客ごとの月額利用料も表計算ソフトで確認していたため、事前準備を含めて多大な手間がかかっていた。入金消込業務においても、銀行の入金データから消込対象を目視で抽出しており、請求書の宛名と振込名義の相違や合算入金がある場合には照合作業が難航していた。発行と消込の各作業を別々の担当者1名ずつが担っていたため、月末月初には2名体制で丸1日を費やすなど、業務の集中と属人化が課題となっていた。

　既存システムのコスト見直しを進める中で、複数のサービスを検討した結果、楽楽明細の採用を決めた。請求先情報をスムーズに移行でき、既存の業務フローを維持したまま導入できる点を評価した。請求書発行から入金消込までを一つのサービスで完結でき、発行データをそのまま消込に活かせる機能面や、コストを抑制できる点も決め手となった。導入プロセスでは、口座振替用と銀行振込用で請求書を出し分けられるようにCSVファイルの設定を調整するなど、ラクスのサポートを受けながら円滑に運用を開始した。

　楽楽明細は、2025年12月導入された。以降は、販売管理システムから抽出した帳票データを、従来システムの仕様に合わせて加工する作業が不要になった。消込業務では、銀行の入金データを読み込ませるだけで自動突合が可能となり、振込名義の相違や合算入金にも柔軟に対応できるようになった。これにより、月間約100件の請求書発行から入金消込まで丸1日かかっていた作業時間は、ほぼ半日に短縮された。取引先の請求書閲覧状況を把握できるようになったことで、未入金管理の精度も向上した。

　作業時間の短縮により創出された時間は、他の経理業務や営業事務、売上管理業務に充当している。WillPlace管理部経理課の西山氏と管理部人事課の牟田氏は、「以前は丸1日かかっていた請求書発行から入金消込までの業務が今ではほぼ半日で終わるようになった。浮いた時間を営業事務や売上管理に充てられるようになり、非常に助かっている。サポート体制が手厚く、疑問や要望にも親身かつスピーディーに対応してもらえた」としている。

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